Der ursprünglich durch den Wertewandel von jungen Arbeitnehmern angetriebene Trend, flexibel von zuhause zu arbeiten, wird in absehbarer Zeit salonfähig werden. Möglicherweise ist dies sogar längst geschehen, angetrieben durch die intensivierte Arbeit im Homeoffice in den letzten Monaten.

Im Homeoffice müssen Arbeitgeber und deren Führungskräfte einige Regeln beachten. Es ist beispielsweise sicherlich sinnvoll, feste Termine einzurichten, an denen teaminterne Kommunikation “in der digitalen Welt” stattfindet. So kann man einer Abkapselung im Homeoffice entgegenwirken. Der Koordinationsaufwand bei der Führung digitaler Teams zur Aufrechterhaltung des Arbeitsklimas ist auf jeden Fall nicht zu unterschätzen.

Auch und insbesondere in datenschutzrechtlicher Hinsicht warten einige Herausforderungen. Wenn Arbeitnehmer im Homeoffice personenbezogene Daten verarbeiten, bleibt der Arbeitgeber Verantwortlicher i. S. v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Ihm obliegt nach wie vor die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regeln und er haftet für datenschutzrechtliche Verstöße. Nicht nur aufgrund der Annäherung privater und betrieblicher Sphären und des Fehlens sozialer Kontrolle durch Kollegen oder Vorgesetzte entstehen datenschutzrechtliche Risiken.

 

Technische Sicherheitsmaßnahmen

Daher muss der Arbeitgeber geeignete technische Maßnahmen ergreifen, die den Schutz von personenbezogenen Daten gewährleisten:

  • Wenn möglich sollten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern sämtliche IT zur Verfügung stellen, damit Arbeitnehmer keine private Hardware verwenden. Lässt sich die Nutzung privater Hardware nicht vermeiden, dann sollte der Arbeitgeber jedenfalls bestmöglich die Erfüllung der technischen Voraussetzungen sicherstellen (wichtige Stichworte sind hier: Container-Lösung; IT-Sicherheitssysteme; Mobile Device Management).
  • Zugriff auf Systeme des Arbeitgebers nur über einen sicheren Remote-Zugang wie etwa ein Virtual Private Network (VPN)
  • Automatische passwortgesicherte Bildschirmsperre auch bei kurzzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes
  • Kennwortschutz des Betriebssystems
  • Uneinsehbarkeit des Bildschirms und/oder Verwendung einer Bildschirmfolie
  • Abschließbarkeit des Arbeitszimmers des Arbeitnehmers
  • Geeignete Entsorgungsmöglichkeit für papierbasierte Arbeitsmaterialien, etwa Aktenvernichter (keinesfalls Entsorgung über den privaten Müll)
  • Aufbewahrung arbeitsbezogener Unterlagen in abschließbarem Schrank

 

Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Arbeitgeber sollten die Tätigkeit im Homeoffice auch in organisatorischer Hinsicht regeln. Dies ist etwa möglich durch einseitige Weisung, Abschluss einer Homeoffice-Vereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung. Wünschenswertes Ziel aller Maßnahmen ist in jedem Fall die Sensibilisierung der Arbeitnehmer.

Unternehmen sollten unter anderem folgende Aspekte hinsichtlich der Tätigkeit von Arbeitnehmern im Homeoffice regeln:

  • Festlegung des Verhältnisses von betrieblicher und privater Nutzung von Endgeräten
  • Prozess für Auffälligkeiten im Rahmen der EDV-Nutzung, insb. bei Datenschutzvorfällen
  • Benennung eines Ansprechpartners für den Datenschutz
  • Verhinderung der Kenntnisnahme Dritter (inklusive Familienangehöriger) von arbeitsbezogenen Unterlagen: Arbeitnehmer müssen darauf achten, dass personenbezogene Daten nicht von Dritten eingesehen werden können. Unterlagen sollten z.B. nicht auf dem Esstisch ausgebreitet sein und Telefonate nicht in Anwesenheit der Familie geführt werden.
  • Verbot der Weiterleitung beruflicher Mails an private E-Mail-Accounts

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05.11.2020

Stichwort Homeoffice: Der “Arbeitsplatz der Zukunft” kommt schneller als erwartet! Und was ist mit Datenschutz?

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