Datenschutz bei Firmenevents: DSGVO beginnt bei der Einladung

In diesem Artikel lesen Sie:

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• was Sie beim Versand von Einladungen beachten sollten
• wie Sie mit Fotoaufnahmen bei Firmenevents umgehen sollten
• wie Sie Daten bei Firmenevents erfassen dürfen

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Firmenevents sind eine großartige Möglichkeit, um das Team zu stärken und Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Doch bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen müssen Unternehmen auch den Datenschutz im Blick behalten.

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In diesem Überblick haben wir die wichtigsten Aspekte zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Firmenevents zusammengetragen. Erfahren Sie, wie Sie Stolpersteine vermeiden und datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen können.

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Versand von Einladungen

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Schon im ersten Schritt, beim Versand der Einladung, ist Vorsicht geboten. Firmenveranstaltungen sind als geschäftliche Handlung zu verstehen und die Einladung damit als Werbung. Daher sollten Sie auch hier die vorherige Zustimmung für einen Versand per E-Mail oder einen Telefonanruf der Gäste einholen.

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Einladung auf postalischem Weg ist hingegen unbedenklich. Sollten Sie andere Plattformen für die Einladung nutzen wollen, muss berücksichtigt werden, dass eine Auftragsverarbeitung durch den Plattformbetreiber vorliegen kann.

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Regelung der Auftragsverarbeitung

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Häufig verbleiben die Planung und Durchführung eines Events nicht innerhalb der Firma, sondern werden zum Teil an externe Dienstleister ausgelagert. Sofern dabei personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet werden, liegt meist eine Auftragsverarbeitung vor.

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Der Veranstalter muss hier zunächst klären, ob ein berechtigtes Interesse darin besteht, diese zu erteilen. Als nächsten Schritt muss die rechtskonforme Sicherung der Daten geregelt sein. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, wird dies vertraglich festgehalten.

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Fotoaufnahmen während der Veranstaltung

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Firmenevents werden häufig dazu genutzt, um Fotos der Mitarbeiter zu machen, die später auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht oder zu weiteren Marketingzwecken verbreitet werden sollen.

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In den meisten Fällen ist es daher vonnöten, die Einwilligung zur Aufnahme und der Veröffentlichung der Betroffenen einzuholen. Bei größeren Veranstaltungen gibt es allerdings auch Ausnahmen.

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Um sich zunächst abzusichern, empfiehlt sich ein Hinweis auf der Einladung, die das Erstellen und der Veröffentlichung ankündigt. Leider ist die Erstellung von Fotoaufnahmen datenschutzrechtlich ein hochkomplexes Thema und bedarf wesentlicher Prüfung und genauer Absprache mit dem Fotografen. Lesen Sie in diesem Artikel mehr zum Thema Fotos auf Veranstaltungen.

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Erfassung von Daten auf dem Event

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Ob Gewinnspiel, Landingpage oder neu gewonnener Kunde: Manchmal kommt es vor, dass auch während der Veranstaltung personenbezogene Daten erfasst werden.

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An dieser Stelle muss der Veranstalter seiner Informationspflicht nachkommen, den Betroffenen also den Grund und den Vorgang der Verarbeitung schildern. Ein zentraler Aushang oder ein Handout mit den nötigen Informationen können diese Aufgabe erfüllen.

Fazit: Datenschutz ist meist relevant, wenn viele Menschen zusammenkommen

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Auch fern des täglichen Arbeitsaufkommens darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Vom Versand der Einladungen bis zur Nachbearbeitung von Veranstaltungen kann es zur Verwendung personenbezogener Daten kommen.

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Als externer Datenschutzbeauftragter beraten wir Ihr Unternehmen gern, um datenschutzrechtliche Stolpersteine im Arbeitsalltag und bei besonderen Events gar nicht erst aufkommen zu lassen. Kontaktieren Sie uns noch heute unverbindlich!

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