Werden personenbezogene Daten eines Arbeitnehmers als betroffener Person (vgl. Art. 4 Nr. 1 DSGVO) von dem Arbeitgeber als Verantwortlichem (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) verarbeitet, befinden wir uns in einem sehr spezifischen rechtlichen Verhältnis. In dieser Konstellation gilt der sogenannte Arbeitneh-merdatenschutz/Beschäftigtendatenschutz. Ein eigenständiges Gesetz wie z.B. ein „Arbeitnehmerda-tenschutzgesetz“, welches arbeitnehmerdatenschutzrechtliche Spezifika regelt, gibt es jedoch nicht. Vielmehr ergeben sich die datenschutzrechtlichen Regelungen für das Arbeitsverhältnis aus den allge-meinen Bestimmungen der DSGVO und des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und werden durch ver-schiedene weitere - häufig nationale - Gesetze ergänzt.
Wie in jedem Bereich des Datenschutzes, so gilt auch beim Arbeitnehmerdatenschutz, dass es einer rechtlichen Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf. Über die bereichsspezi-fische Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO gelangt man zu § 26 BDSG, einer sehr wichtigen Rechts-rundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Arbeitsverhältnissen.
Dem Grundsatz nach darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten der Arbeitnehmer verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).
Neben der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses kann sich die Zulässigkeit einer Verarbeitung von personenbezoge-nen Daten auch aus der Einwilligung des Arbeitnehmers ergeben. Hierbei ist neben der Widerruflich-keit insbesondere auch auf die Umstände der Einwilligung zu achten. Der Arbeitnehmer muss über die Datenverarbeitung aufgeklärt/informiert sein. Zudem muss die Einwilligung freiwillig erfolgen. An das Kriterium der Freiwilligkeit werden besondere Anforderungen gestellt, da grundsätzlich von einer gewis-sen „Über-/Unterordnung“ im Beschäftigungsverhältnis ausgegangen wird. Es ist daher stets eine Ein-zelfallbetrachtung erforderlich, bei der die konkreten Umstände sowie Vor- und Nachteile, die sich für den Arbeitnehmer aus der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ergeben könnten, mit einbe-zogen werden. Tipp: Grundsätzlich sollten Einwilligungen schriftlich festgehalten werden, um etwaigen Nachweispflichten nachkommen zu können. Das Gesetz verlangt in § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG explizit die Einholung der Einwilligung in schriftlicher oder elektronischer Form, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.
Zuletzt ist eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen möglich, § 26 Abs. 4 S. 2 BDSG. Hierbei sind die Grundsätze der Verarbeitung gem. Art. 5 DSGVO zu wahren. Diese lauten: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.
Im Beschäftigungsverhältnis gibt es typische Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, auf deren Datenschutzkonformität ein Unternehmen besonders achten sollte. Im Folgende einige Beispiele:
Darüber hinaus sind, wie bereits eingangs erwähnt, die allgemeinen datenschutzrechtlichen Pflichten für den Verantwortlichen zu beachten. So ist z.B. nicht nur eine Datenschutzerklärung auf der Website erforderlich, um die Webseitenbesucher über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auf der Website zu informieren, sondern vielmehr müssen auch die Beschäftigten über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungskontext informiert werden. Hierbei gelten die Art. 13 ff. DSGVO. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer z.B. darüber zu informieren hat, an welche Dritte (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) seine Daten weitergegeben werden, wie lange eine Speicherung z.B. in Systemen erfolgt und ob hierbei eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer (nicht EU oder EWR) stattfindet.
Zahlreiche Fallstricke erwarten Arbeitgeber im Bereich des Datenschutzes. secjur unterstützt Sie hier gerne mit großer Expertise und der gehörigen Portion Pragmatismus.