Externer Datenschutzbeauftragter: Kann man auf ihn verzichten?

Dem Datenschutzbeauftragten kommt in jedem Fall eine immens wichtige Aufgabe im Unternehmen zu. Ihm obliegt es, Unternehmen bezüglich der Einhaltung der Regelungen der DSGVO und weiterer datenschutzrechtlicher Gesetze zu unterrichten und zu beraten. Außerdem führt er datenschutzrechtliche Prüfungen durch und vermittelt bei Bedarf zwischen Unternehmen, Betroffenen und Aufsichtsbehörden.

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In diesem Artikel erfahren sie:

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• was externe und interne Datenschutzbeauftragte unterscheidet
• was die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) sind
• ob ein externer Datenschutzbeauftragte die richtige Option für Ihr Unternehmen ist

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Unterschied: Interner Datenschutzbeauftragter vs. externer Datenschutzbeauftragter

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Interne und externe Datenschutzbeauftragte erfüllen zwei verschiedene Rollen.

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Ein interner DSB erhält in der Regel von seinem Geschäftsführer die Aufgabe, als Datenschutzbeauftragter zu agieren. Ein externer DSB hingegen wird im Rahmen eines Beratervertrages durch einen externen Anbieter bereitgestellt.

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Interne Mitarbeiter genießen nach Bestellung zum internen DSB einen besonderen Kündigungsschutz. Ein Beratervertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten lässt sich hingegen entweder mit Vertragsende oder im Falle von Schlechtleistung kündigen.

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Externer Datenschutzbeauftragter – die Aufgaben im Überblick

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Im Einzelnen lauten die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten wie folgt:

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Überwachen

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Der Datenschutzbeauftragte muss so gut wie möglich die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen überwachen. Dies geschieht unter anderem durch regelmäßige Datenschutz-Audits. Er ist aber nicht dafür zuständig, die praktische Umsetzung der gesetzlichen Voraussetzungen selbst durchzuführen. Dies obliegt dem Unternehmen als datenschutzrechtlichem Verantwortlichen selbst.

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Trotz seiner Überwachungsfunktion sollte ein guter Datenschutzbeauftragter stets darauf achten, nicht als „Geschäftsverhinderer“ zu agieren.

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Unterstützen

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Ein Datenschutzbeauftragter unterstützt bei der Konzeption und Umsetzung von Strategien zum Schutz personenbezogener Daten. Auch führt er regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter durch, um diese in Bezug auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu sensibilisieren.

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Der konkrete Umfang der erforderlichen Unterstützung hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Größe und der Organisation des Unternehmens, der Branche, der Art und Anzahl der Personengruppen sowie der Sensibilität der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

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Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und Betroffene sein

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Dem Datenschutzbeauftragten obliegt die Zusammenarbeit mit den Datenschutzaufsichtsbehörden. Er ist damit in der Regel deren direkter Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlichen Angelegenheiten.

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Darüber hinaus ist der Datenschutzbeauftragte auch Anlaufstelle für die Betroffenen. Er steht diesen in allen Aspekten Rede und Antwort, die mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie mit der Wahrnehmung ihrer Betroffenenrechte in Zusammenhang stehen.

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Warum ist ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll?

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Externe Datenschutzbeauftragte haben häufig mehrjährige Erfahrung in der Beratung von Unternehmen im Bereich des Datenschutzes. Sie können daher sehr schnell und effizient vorgehen und Unternehmen pragmatisch beraten.

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Für Unternehmen ist es hingegen nur in Einzelfällen möglich, Angestellte auf einem entsprechenden Niveau auszubilden und somit die gleiche Qualität wie von einem externen Datenschutzbeauftragten zu erhalten. Zudem ist die Beauftragung eines externen DSB in der Regel deutlich günstiger als die interne Besetzung mit einer Vollzeitstelle.

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Externen Datenschutzbeauftragten bestellen – wie geht das nun? Den Datenschutzbeauftragten bestellt man bei jeweils zuständigen Landesdatenschutzbehörden.

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Wann kann man sich den externen Datenschutzbeauftragten sparen?

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Wenn das Unternehmen nicht unter diese Kriterien fällt, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Allerdings kann es dennoch sinnvoll sein, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten und als Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen zu dienen.

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Dies kann insbesondere dann empfehlenswert sein, wenn das Unternehmen umfangreiche Datenverarbeitungsvorgänge durchführt oder personenbezogene Daten besonders sensibler Natur verarbeitet. In solchen Fällen kann die Beratung und Expertise eines Datenschutzbeauftragten von großem Wert sein, um Risiken zu minimieren und die Rechtskonformität sicherzustellen.

Warum SECJUR als externen Datenschutzbeauftragten nutzen?

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Es sprechen zahlreiche Argumente dafür, SECJUR als externen Datenschutzbeauftragten zu mandatieren:

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• Datenschutz erfordert nicht nur rechtliche Kenntnisse, sondern auch technische Expertise. Anders als bei vielen Wettbewerbern und auch anders als in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten bei uns Informatiker, Medizininformatiker, Physiker, Data Scientists und IT-Security-Experten, die uns mit ihrem Know-How tagtäglich unterstützen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Unternehmen selbst nicht die notwendige Expertise besitzen. In diesem Fall können wir einfach auf unser internes Wissen zurückgreifen und unsere Kunden trotzdem auf hohem Niveau – auch in technischer Hinsicht – unterstützen.
  

• Wir behalten den Überblick und arbeiten nicht nur punktuell, sondern je nach Absprache mit unseren Kunden auch projektbezogen. Das heißt, wir sind in der Lage, über einen fest definierten Zeitraum ein Unternehmen „DSGVO-ready“ zu machen oder alternativ die DSGVO-Compliance merklich zu erhöhen.
  
• Wir beraten pragmatisch. Wir verstehen uns nicht als Bedenkenträger und Geschäftsverhinderer, sondern als Business-Enabler.