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Vorschrift der DSGVO, die Verantwortliche und Auftragsverarbeiter verpflichtet, ein Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Das Verzeichnis ist der Aufsichtsbehörde auf Anfrage vorzulegen und der wichtigste Nachweis der Rechenschaftspflicht.
Abs. 1 regelt das Verzeichnis des Verantwortlichen mit Zwecken, Betroffenen- und Datenkategorien, Empfängern, Drittlandtransfers, Löschfristen und einer Beschreibung der Schutzmaßnahmen. Abs. 2 regelt das kürzere Verzeichnis des Auftragsverarbeiters, das die Verarbeitungen je Auftraggeber erfasst.
Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten sind befreit, aber nur wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: kein Risiko für die Rechte der Betroffenen, nur gelegentliche Verarbeitung und keine besonderen Kategorien nach Art. 9 oder Strafdaten. Laufende Personalverarbeitung bricht die Bedingung der Gelegentlichkeit, weshalb die Ausnahme praktisch fast nie greift.
Das Gesetz schreibt kein Format vor. Verlangt ist Schriftform einschließlich eines elektronischen Formats. Eine Tabelle genügt, solange sie vollständig und aktuell ist.
Nur wenn zusätzlich kein Risiko für Betroffene besteht, die Verarbeitung gelegentlich erfolgt und keine besonderen Kategorien betroffen sind. Die Bedingungen gelten kumulativ.
Nein. Verlangt ist Schriftform einschließlich eines elektronischen Formats.
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