Volljurist und Compliance-Experte
August 21, 2025
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Interne Audits sind keine Formalie – sie bieten echte Chancen zur Prozessverbesserung und Risikominimierung.
Ein strukturierter 5-Phasen-Zyklus sichert nachhaltige Ergebnisse – von Planung bis Nachverfolgung.
Professioneller Umgang mit Nichtkonformitäten ist entscheidend für ein wirksames QMS.
Digitale Tools wie SECJURs Compliance Office zentralisieren und automatisieren den gesamten Auditprozess.
Sie stehen vor der Aufgabe, ein internes Audit nach ISO 9001 zu planen, und suchen wahrscheinlich nach einer praktischen Checkliste. Das ist ein guter erster Schritt. Doch viele Verantwortliche merken schnell, dass eine simple Vorlage nicht ausreicht. Ein Audit ist mehr als das Abhaken von Punkten auf einer Liste – es ist ein strategisches Instrument, das über den reinen Pflichterfolg entscheidet.
Die Herausforderung liegt darin, den Auditprozess so zu gestalten, dass er nicht nur eine formale Anforderung erfüllt, sondern Ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) tatsächlich verbessert. Viele im Netz verfügbare Ressourcen bieten nur oberflächliche Hilfestellungen. Sie liefern eine Checkliste, lassen Sie aber mit der eigentlichen Arbeit – der Planung, der kompetenten Durchführung und vor allem dem Umgang mit den Ergebnissen – allein.
Dieser Leitfaden geht tiefer. Wir führen Sie durch den gesamten Audit-Zyklus, von der strategischen Planung bis zur erfolgreichen Begleitung des externen Zertifizierungsaudits. Sie lernen, wie Sie Audits durchführen, die echten Mehrwert schaffen, Vertrauen bei Auditoren aufbauen und Ihr Unternehmen nachhaltig stärken.
Ein internes Audit, wie es in Klausel 9.2 der Norm ISO 9001:2015 gefordert wird, ist das zentrale Instrument zur Selbstprüfung Ihres QMS. Es dient nicht dazu, Fehler bei Mitarbeitern zu finden, sondern Schwachstellen in Prozessen aufzudecken.
Betrachten Sie es als einen geplanten "Gesundheitscheck" für Ihr Unternehmen. Ziel ist es, objektiv zu bewerten, ob Ihre Prozesse:
Ein gut durchgeführtes internes Audit ist die beste Vorbereitung auf das externe Zertifizierungsaudit. Es schafft die Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und reduziert das Risiko kostspieliger Nichtkonformitäten während der externen Prüfung.
Ein erfolgreiches Audit folgt einer klaren Struktur. Anstatt sich nur auf die Durchführung zu konzentrieren, sollten Sie den gesamten Prozess als Zyklus verstehen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass jedes Audit auf dem vorherigen aufbaut und zu messbaren Verbesserungen führt.
Die Planungsphase ist entscheidend und wird oft unterschätzt. Hier legen Sie den Grundstein für den gesamten Auditerfolg. Ein detailliertes Auditprogramm ist kein bürokratischer Akt, sondern Ihr strategischer Fahrplan.
Wichtige Schritte in dieser Phase:
Jetzt kommt die Checkliste ins Spiel. Aber Vorsicht: Eine generische Vorlage aus dem Internet ist selten ausreichend. Eine gute Audit-Checkliste ist ein dynamisches Werkzeug, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
So erstellen Sie eine wirksame Checkliste:
Während des Audits geht es darum, objektive Nachweise zu sammeln. Dies geschieht durch drei Methoden:
Der Schlüssel liegt darin, den Prozess zu auditieren, nicht die Person. Es geht nicht um Schuldzuweisungen, sondern um das gemeinsame Ziel, das System zu verbessern. Ähnlich wie bei einem ISMS Audit ist eine wertschätzende Haltung des Auditors entscheidend für ehrliche Antworten und eine kooperative Stimmung.
Ein Audit ist nur so gut wie sein Ergebnis. Der Auditbericht ist das zentrale Dokument, das die Feststellungen zusammenfasst. Er sollte klar, prägnant und lösungsorientiert sein.
Der kritischste Punkt ist der Umgang mit Nichtkonformitäten (Abweichungen). Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Es reicht nicht, eine Abweichung festzustellen. Sie müssen:
Dieser Schritt ist oft der schwächste Punkt in Unternehmen, die sich nur auf das Bestehen des Audits konzentrieren. Ein professioneller Umgang mit Abweichungen ist jedoch der Motor für echte Verbesserung.
Ein Auditbericht, der in der Schublade verschwindet, ist wertlos. Die Nachverfolgung stellt sicher, dass die definierten Maßnahmen umgesetzt und ihre Wirksamkeit überprüft wird.
Ein professionell durchgeführtes internes Auditprogramm ist die beste Garantie für ein reibungsloses externes Zertifizierungsaudit. Wenn Sie Ihre Prozesse regelmäßig und kritisch selbst prüfen, wird der Besuch des externen Auditors von einer Prüfung zu einer Bestätigung Ihrer guten Arbeit.
Der Auditor von einer Zertifizierungsstelle wie dem TÜV SÜD wird genau die gleichen Methoden anwenden, die Sie in Ihrem internen Audit gelernt haben. Er wird sehen, dass Sie einen systematischen Ansatz zur Verbesserung verfolgen und professionell mit Abweichungen umgehen. Dies schafft enormes Vertrauen. Ein umfassender Ansatz, der sowohl die Informationssicherheit als auch das Qualitätsmanagement abdeckt, zeigt die Reife einer Organisation. Die methodischen Parallelen zwischen einem QMS- und einem ISO 27001 Audit sind dabei unverkennbar und zeugen von einem integrierten Managementsystem.
Mit einer Plattform wie dem Digital Compliance Office von SECJUR haben Sie alle Nachweise, Dokumente und Maßnahmenberichte zentral an einem Ort. So können Sie dem externen Auditor auf Knopfdruck zeigen, wie Ihr QMS lebt und kontinuierlich verbessert wird.
Selbst mit der besten Vorbereitung können Fallstricke lauern. Aus unserer Erfahrung sind dies die häufigsten Fehler, die den Wert eines internen Audits schmälern:
Indem Sie diese Fehler kennen und aktiv vermeiden, heben Sie die Qualität Ihrer internen Audits auf ein neues Niveau.
Wie oft muss ein internes Audit nach ISO 9001 durchgeführt werden?
Die Norm fordert Audits in „geplanten Abständen“. Eine gängige Praxis ist, jeden Prozess mindestens einmal jährlich zu auditieren. Risikoreiche oder leistungsschwache Prozesse sollten häufiger geprüft werden.
Wer darf ein internes Audit durchführen?
Jede Person, die über die notwendige Kompetenz verfügt und Unabhängigkeit vom auditierten Bereich gewährleisten kann. Die Objektivität und Unparteilichkeit des Auditors sind entscheidend.
Was passiert, wenn eine Nichtkonformität gefunden wird?
Dies ist kein Grund zur Panik, sondern eine Chance zur Verbesserung. Die Nichtkonformität muss dokumentiert, ihre Ursache analysiert und eine Korrekturmaßnahme eingeleitet werden. Die Wirksamkeit dieser Maßnahme muss anschließend überprüft werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Audit?
Das interne Audit wird vom Unternehmen selbst (oder in dessen Auftrag) durchgeführt, um das eigene System zu überprüfen. Das externe Audit (Zertifizierungsaudit) wird von einer unabhängigen, akkreditierten Stelle (z.B. TÜV) durchgeführt, um die Konformität mit der Norm offiziell zu bestätigen und ein Zertifikat auszustellen. Die grundlegenden Prinzipien eines Audits sind jedoch über verschiedene Normen hinweg sehr ähnlich, sei es im Qualitätsmanagement oder bei einem Audit für ein ISMS.
Ein internes Audit nach ISO 9001 ist weit mehr als eine lästige Pflicht. Es ist Ihr leistungsstärkstes Werkzeug, um die Qualität Ihrer Prozesse zu sichern, Risiken zu minimieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
Hören Sie auf, Audits nur als Prüfung zu sehen. Beginnen Sie, sie als strategische Chance zu nutzen. Mit der richtigen Vorbereitung, den richtigen Werkzeugen und einer klaren Methodik verwandeln Sie jeden Audit-Zyklus in einen messbaren Fortschritt für Ihr Unternehmen.
Die manuelle Verwaltung von Auditplänen, Checklisten, Berichten und Maßnahmen kann schnell unübersichtlich werden. Das Digital Compliance Office (DCO) von SECJUR automatisiert und zentralisiert Ihren gesamten Auditprozess. Planen Sie Ihre Audits, führen Sie sie mit digitalen Checklisten durch, managen Sie Nichtkonformitäten und verfolgen Sie Maßnahmen – alles auf einer Plattform. So sind Sie nicht nur jederzeit auf externe Audits vorbereitet, sondern nutzen die volle Kraft Ihrer Audits für nachhaltigen Erfolg.
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Als Jurist mit langjähriger Erfahrung als Anwalt für Datenschutz und IT-Recht kennt Niklas die Antwort auf so gut wie jede Frage im Bereich der digitalen Compliance. Er war in der Vergangenheit unter anderem für Taylor Wessing und Amazon tätig. Als Gründer und Geschäftsführer von SECJUR, lässt Niklas sein Wissen vor allem in die Produktentwicklung unserer Compliance-Automatisierungsplattform einfließen.
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